Agents commerciaux
Base de connaissances
Vos documents sont la source des réponses de vos agents. Chaque agent ne consulte que les documents que vous lui attribuez.
Ajouter des documents
- 1
Ouvrez la page
Menu Base de connaissances, bouton Ajouter des documents. Vous pouvez aussi déposer des fichiers n’importe où sur la page.
- 2
Déposez vos fichiers
PDF, DOCX ou TXT, jusqu’à 20 Mo par fichier selon votre offre. Les fichiers refusés (format, taille) sont signalés avant l’envoi.
- 3
Choisissez les agents
Cochez les agents autorisés, ou Tous les agents. Vous pourrez modifier ce choix plus tard.
- 4
Ajoutez
Chaque fichier affiche son état d’envoi ; en cas d’échec, Réessayer ne renvoie que les fichiers concernés.
États d’un document
| État | Signification |
|---|---|
| Reçu | Le fichier est enregistré et attend son analyse. |
| En traitement | Le texte est extrait et découpé en passages (la page se met à jour toute seule). |
| Prêt | Le document est consultable par les agents autorisés. |
| En échec | Le fichier n’a pas pu être exploité : la raison est indiquée (ex. PDF scanné sans texte). |
PDF scannés
Attribuer un document à des agents
La colonne Agents montre les agents autorisés ; cliquez dessus (ou menu … → Agents autorisés) pour modifier la liste.
- Retirer un agent s’applique immédiatement, même à la version publiée.
- Ajouter un agent est pris en compte par sa version publiée après sa prochaine publication (bouton Publier).
Mettre à jour un document
- Remplacer le fichier : envoie une nouvelle version ; les anciens passages ne sont plus utilisés.
- Relancer le traitement : analyse à nouveau un document en échec.
- Supprimer : supprime le document et ses passages ; les agents ne peuvent plus s’y référer.
Bien rédiger ses documents
- Un sujet par section, avec des titres clairs : l’agent retrouve plus facilement le bon passage.
- Écrivez les informations telles que vous voulez qu’elles soient dites (prix, délais, zones, conditions).
- Une FAQ avec les vraies questions de vos clients donne d’excellents résultats.
- Mettez à jour vos documents dès qu’une offre change : l’agent répond avec ce qu’il lit.